THE VIRTUAL SUPPORT COMPANY

Samenwerken met een Virtueel Assistent, hoe werkt dat? Veel ondernemers vinden het spannend om werkzaamheden uit handen te geven, want stopt de ander wel net zoveel tijd en liefde in mijn bedrijf als ik dat doe?

Allereerst moet er een klik zijn dus drinken we een kop koffie, in het echt of virtueel en kijken we of we klikken. Een goede klik is belangrijk want dan gaat het virtuele samenwerken sneller, in vertrouwen, dus verloopt het soepeler.

Dan inventariseren we waar je tegenaan loopt, waarmee je worstelt of wat er schuurt en hoe je het graag zou willen zien. We bespreken wat mijn rol daarin kan zijn en daarna stemmen we af hoe we dit oppakken:

• hoe komt de opdracht bij mij? Ik geef voorkeur aan een actie kaartje in Trello.

• inzet van / toegang tot welke online tools en programma’s zijn nodig?

• logins en wachtwoorden delen we veilig in 1Password, een online wachtwoord kluis.

• we managen verwachtingen door af te stemmen wat voor resultaat je wilt zien en wanneer. Zeker in het begin is dat belangrijk!

• we maken handleidingen voor terugkerende taken zodat ze worden uitgevoerd naar jouw wensen en ik een overzicht / actielijst heb waardoor ik niets kan vergeten.

• we stemmen af hoe je terugkoppeling wenst (ik geef voorkeur aan Trello), hoe verdere afstemming verloopt en met welke frequentie.

• voor urgente zaken kan er natuurlijk afgestemd worden via WhatsApp.

• open communicatie, respect en vertrouwen is voor mij heel belangrijk, ik neem aan voor jou ook. Laten we dit ook naar elkaar uitspreken!

Tip: houd eens twee weken op de minuut nauwkeurig bij wat je allemaal doet op een dag en hoe lang. Kijk na twee weken je overzicht door, bepaal van welke werkzaamheden je energie krijgt en welke werkzaamheden je veel energie of tijd kosten. Verdeel de taken over een ‘to do’ en een ‘not to do’ lijst. Op die manier heb je al een aardig overzicht van wat je uit zou kunnen besteden aan een Virtueel Assistent.

Is je ‘not to do’ list langer geworden dan je had verwacht? Dan kan je daar natuurlijk van schrikken want dat wordt dan een flinke kostenpost hoor ik je denken. Maar bedenk eens wat het je oplevert als jij je tijd in je klanten en andere inkomsten genererende werkzaamheden kunt stoppen? Dan is het ineens geen kostenpost meer maar een investering. Ben je benieuwd naar wat de kosten zijn kijk dan even bij tarieven voor meer informatie. Heb je vragen? Neem dan contact met me op!