In 2019 wél je financiële administratie op orde!

In de laatste maand van het jaar, en de eerste paar maanden van het nieuwe jaar, heerst er bij veel ondernemers financiële administratie stress. Het is de tijd van het jaar om te werken aan het afsluiten van het boekjaar, behaalde resultaten te analyseren en de belastingaangiftes voor te bereiden. Maar omdat veel ondernemers niet met regelmaat aan hun administratie werken worden ze vaak overvallen door een gevalletje ‘oh ja, die schoenendoos met bonnetjes daar moest ook nog wat mee’. De binnengekomen facturen zwerven ergens in de mail en vaak zijn de gemaakte reiskosten niet actief bijgehouden, waardoor het een grote en langdurende puzzel wordt. Hoogste tijd voor actie, want dit jaar ga je het anders doen!

Stap 1: plan een administratiedate met jezelf in

Het begint allemaal met het regelmatig bijhouden. En dan niet twee keer per jaar met het zweet op je voorhoofd zwoegend en gravend in je schoenendoos met bonnen en mailbox, want hoe zat het ook alweer? Maar met regelmaat. Want daar zit het hem in! Wanneer je regelmatig een (half)uurtje besteed aan je administratie heb je overzicht, weet je hoe je financiële vlag ervoor hangt en dat geeft rust!

Dus, pak je agenda erbij en plan minimaal twee keer per maand, maar liever wekelijks, een vast moment in waaraan je werkt aan de administratie van je bedrijf. Wanneer je het bijhoudt ontstaat er namelijk routine. Daarnaast heb je weinig uitzoekwerk omdat het nog vers in je geheugen zit, dus is de klus vaak snel geklaard.

Stap 2: open eindelijk die zakelijke bankrekening

Als je die nog niet hebt, open dan een zakelijke bankrekening. Of vijf, als je net zoals ik met Profit First werkt. Op deze manier houd je privé- en zakelijke geldstromen gescheiden wat ook weer helpt bij het houden van overzicht. En wanneer je Profit First (kort door de bocht gezegd een potjes systeem) zou gebruiken weet je bijvoorbeeld ook direct of je kunt investeren in die leuke cursus die je net gezien hebt op het internet, want je hoeft niet eerst je administratie bij te werken om te zien of je de investering wel kunt doen. Handig toch?!

Ben je starter of een kleine ondernemer dan probeer je uiteraard zo weinig mogelijk kosten te maken. Kijk eens bij Knab, ze hebben een voordelige zakelijke rekening! Verdien je wat meer dan zou je kunnen kijken bij Triodos of ASN.

Stap 3: zorg voor duidelijke plekken waar je je administratie opslaat en verwerkt

Wanneer je duidelijke plekken hebt ingericht waar je je administratie opslaat gaat het allemaal vaak makkelijker omdat het minder gedoe oplevert!

In mijn mail heb ik een map ‘facturen 2019 inkomend’. Daarnaast heb ik in Dropbox de map ‘financiële administratie’ > ‘2019’ > ‘facturen inkomend’ en ‘facturen uitgaand’. Zet voor die paar papieren facturen en bonnen een ordner klaar.

Zorg er daarnaast voor dat je een goed werkend Excel sheet klaar hebt staan om je administratie in te verwerken, of beter nog, een boekhoudpakket. Daarover later meer.

Stap 4: binnenkomende facturen & bonnetjes verwerken

Dus de in je inbox binnenkomende facturen en bonnen archiveer je in je mail direct in de map ‘facturen 2019 inkomend’. Download ze daarna ook meteen en archiveer ze in de juiste map op je computer of in Dropbox, en geef ze een goede naam.

Ik geef facturen die ik opsla altijd de volgende naam: JJJJMMDD (factuurdatum) - leverancier - factuurnummer. Zo komen ze netjes onder elkaar te staan op volgorde van binnenkomst en kan je snel zien wat voor factuur het is zonder hem te hoeven openen.

Papieren facturen en bonnen scan je met je smartphone bijvoorbeeld met de app Tiny Scanner, die er een pdf van maakt. Die pdf mail je aan jezelf en verwerk je zoals hierboven beschreven. De papieren facturen en bonnen stop je direct in de klaarstaande ordner.

Stap 5: uitgaande facturen

Afhankelijk van de diensten die je levert stuur je direct (vol automatisch via bijvoorbeeld je website) een factuur. Zo niet, dan doe je dit waarschijnlijk eens in de twee weken, of eens per maand.

Sla je uitgaande facturen op in de map ‘facturen 2019 uitgaand’ onder de naam: JJJJMMDD - naam klant - factuurnummer. Zo komen ook deze facturen netjes onder elkaar te staan en kan je snel, zonder de factuur te openen, zien aan wie de factuur gericht is plus jouw factuurnummer.

Zowel je binnenkomende- als uitgaande facturen verwerk je, als je die administratiedate met jezelf hebt ingepland, regelmatig in je systeem. Kleine- en startende ondernemers werken vaak nog in een spreadsheet. Begrijpelijk want dat is gratis. Als je dit inderdaad doet moet je uiterst nauwkeurig te werk gaan en goed weten wat je doet. Een rekenfout zit in een klein hoekje en kan je zo veel geld kosten!

Zelf ben ik, toen ik begon met ondernemen, direct gestart met het boekhoudpakket van Acumulus. Een veelzijdig programma voor een vriendelijke prijs. Doordat het programma je standaard door een serie vragen heen stuurt wanneer je iets inboekt is het bijna onmogelijk om fouten te maken. Daarnaast scheelt het je uiteindelijk een boel tijd wanneer je aan de slag moet met je btw- en IB-aangiftes omdat het systeem ze voor je voorbereidt. Je hoeft, als je dat wenst, je aangiftes alleen even kort te laten controleren door een boekhouder, verder kan je het zelf. Een kind kan de was doen!

Stap 6: reiskosten

Verwerk je gemaakte reiskosten of kilometers direct in een Excel overzicht, of in je boekhoudprogramma. Want over een paar weken ben je het vergeten! Meer informatie over wat de regels hiervoor zijn volgens de belastingdienst lees je onder andere hier.

Wist je dat je, wanneer je reist met de fiets, 19 cent per kilometer op mag geven? Who knew?!

Stap 7: je urenregistratie

Volgens de belastingdienst ben je ondernemer als je voldoet aan het door hun gestelde urencriterium van minimaal 1225 uur per kalenderjaar. Deze uren zijn zowel je belastbare uren, die je in rekening brengt bij je klant, als de uren die je spendeert aan het bijhouden van je administratie, netwerken, acquisitie, het bijhouden van je zakelijke website, et cetera.

Om deze uren te registreren gebruik ik de gratis online tool Toggl. Een online stopwatch waarmee je heel gemakkelijk, op de seconde nauwkeurig, kunt registreren waarmee je bezig bent geweest, voor welke klant of voor jezelf. Leer jezelf aan een dergelijke tool dagelijks te gebruiken. Ervaring leert dat je je na een paar dagen al niet meer kunt herinneren wat je allemaal hebt gedaan, hoe lang en voor wie.

Maandelijks download ik een rapport vanuit Toggl die ik bewaar bij mijn financiële administratie. Zo kan ik precies zien wat ik te factureren heb en aan wie. En, mocht de belastingdienst vragen om bewijs van gewerkte uren, dan kan ik dat met dat rapport en mijn facturen aantonen.

Wanneer je aan het urencriterium voldoet mag je gebruikmaken van een aantal erg fijne ondernemersaftrekposten. Dus houd je aantal gewerkte uren scherp in de gaten wanneer de belastingdienst uit je omzet (nog) niet op kan maken dat je ondernemer bent.

Stap 8: controleer maandelijks je banksaldi en betalingen

Kijk na of je het gefactureerde ook hebt ontvangen volgens afspraak. Zo niet, ga er achteraan. Kijk ook of je zelf nog facturen te betalen hebt. Jij ontvangt je geld graag op tijd, anderen ook!

Laad je banktransacties maandelijks in wanneer je met een boekhoudpakket werkt en verwerk ze. Mocht je iets geks tegenkomen dan is de kans groot dat je het nog uit je hoofd weet. Wanneer je deze acties maar een of twee keer per jaar uitvoert ben je het allang vergeten en kost het veel meer tijd om naar boven te halen wat er mis is!

Zo, als je deze stappen volgt heb je de basis alvast goed voor elkaar! Mocht je nou denken poeh poeh, leuk dat regelmatig bijhouden van mijn administratie maar ik vind er niets aan, het is me te veel werk, ik heb er geen zin in of ik kan het niet…. Neem dan contact met mij op, misschien kan ik je van dienst zijn. Ik ben geen boekhouder, maar je helpen met het op orde brengen en bijhouden van je administratie kan ik wel!

Nog twee tips:

1.     Mocht je met een boekhoudpakket werken dan is de kans groot dat je met de app van het pakket waarmee je werkt de scan van je bon of factuur ook direct je pakket in kunt sturen. Het is de moeite waard om dat even na te gaan en te installeren.

2.     Wist je dat Profit First Nederland een samenwerking is aangegaan met Knab? Mocht je geïnteresseerd zijn geraakt in het concept en het boek willen lezen, dan kan je deze link volgen en krijg je het Profit First boek gratis, wanneer je een zakelijke rekening opent bij Knab.

Note: alle promotie die ik doe voor andere bedrijven en tools doe ik omdat ik erg tevreden ben met hun diensten. Behalve de affiliate link naar Acumulus verdien ik hier verder niets mee!