Oh nee, de aangifte van de btw!
Ha ondernemer!
Heb jij je btw-aangifte al ingediend of schuif je het voor je uit? Wacht er niet te lang meer mee want voordat je het weet heb je een fikse boete aan je broek hangen. Zonde van je zuur verdiende centen, dus aan de slag!
Voor de ondernemers die het nog niet, of niet zo vaak, zelf gedaan hebben hier wat tips die mij hebben geholpen om het proces soepeler te laten verlopen:
Tip 1: zorg dat je administratie op tijd op orde is
Als het goed is houd je je administratie met regelmaat bij. Wanneer je dat niet doet lees je in mijn vorige blog hoe je in ieder geval de basis kunt tackelen.
Zodra je in je spreadsheet, of zoals ik in mijn boekhoudpakket van Acumulus, de laatste zaken hebt verwerkt en de laatste checks hebt gedaan of het ook echt klopt, log je in bij de belastingdienst. Let op dat je dit doet als ondernemer en niet als privépersoon!
Tip 2: neem nog even de rubrieken door die je tegen gaat komen
Omdat je dit maar eens per kwartaal doet is het slim om, voordat je inlogt bij de belastingdienst, nog even je kennis op te frissen over de rubrieken die je tegen gaat komen en wat ze ook alweer inhouden. Lees hier en hier de laatste details. Bekijk ook nog even of je in aanmerking komt voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR).
Tip 3: zorg dat je alle informatie die je nodig hebt open hebt staan
Zet de twee schermen naast elkaar open zodat je de gegevens makkelijk over kunt nemen. In Acumulus vind je de informatie voor je btw-aangifte onder de tab ‘overzichten’ in de linker kolom en dan rechts bovenin in het veld ‘Omzetbelasting en BTW’. Let goed op dat je het juiste tijdvak selecteert!
Als je eenmaal bent ingelogd bij de belastingdienst krijg je de vraag wat je wil doen. In de linker kolom zie je staan ‘btw-aangifte’ met daarnaast een grote blauwe knop ‘naar mijn belastingdienst zakelijk’, klik erop en log in met je DigiD.
Vanaf daar word je naar de pagina geleid waar je de daadwerkelijke aangifte kunt invullen. In de blauwe regel zie je drie tabs staan, de middelste ‘omzetbelasting’ klik je op. Als het goed is staat daar een regel ‘openstaande btw-aangifte’ met het tijdvak erbij dat je in dient te vullen. Klik erop en ga aan de slag!
Tip 4: controleer alle gegevens die je tegenkomt
Controleer altijd of de vooraf ingevulde persoons- en bedrijfsgegevens kloppen. Het is de belastingdienst dus het zou goed moeten zitten, maar je weet maar nooit!
Tip 5: over het invullen van de aangifte
De bedragen die je invult zijn altijd afgerond naar hele euro’s. Heb je niets aan te geven in de betreffende rubriek dan vul je 0 in.
Wanneer je alles hebt ingevuld klik je op de knop ‘opslaan en naar ondertekenen’ die je leidt naar de pagina waar je nog een keer kunt bevestigen. Daarna klik je op de knop ‘verzenden’ en krijg je een venster te zien dat de belastingdienst je aangifte heeft ontvangen met een datum en tijd notitie erbij.
Tip 6: sla altijd een kopie van je aangifte op
Zodra je je aangifte hebt verzonden krijg je nog de mogelijkheid om je aangifte te printen of te downloaden. Download je aangifte áltijd en sla het document goed op, printen kan altijd nog. Hoe ik mijn laatste aangifte heb opgeslagen als voorbeeld en in welke map: financiële administratie > 2018 > belastingdienst. Het document heet ‘2018 - Q4 - btw-aangifte. Op die manier kan ik het document altijd snel terugvinden en inzien wat ik ook alweer ingediend heb.
Tip 7: ik heb een fout gemaakt in de aangifte, wat nu?
Mocht je er op een later tijdstip achterkomen dat er een fout zit in de gegevens die je hebt ingediend over een bepaald tijdvak of boekjaar? Geen stres! Dit kan je bij een volgende btw-aangifte corrigeren via het formulier ‘suppletie omzetbelasting’. Hoe je dat doet lees je hier.
Tip 8: zet de deadlines voor de aangifte en betaling in je (digitale) agenda
Afhankelijk van de hoogte van je omzet ben je verlicht met een bepaalde frequentie je btw-aangifte in te dienen. Zet de datums voor de deadlines die voor jou van toepassing zijn in je agenda zodat je het niet vergeet!
Reserveer een paar weken voor de deadline tijd in je agenda om alvast te inventariseren wat je nog aan acties moet doen voor je btw-aangifte. Controleer ook of je voldoende geld op je bankrekening hebt staan om de aangifte te betalen. Niets zo vervelend als vlak voor de deadline verrast te worden met allerlei acties, waar je op dat moment uiteraard geen tijd voor hebt!
De deadlines per aangifte frequentie voor je agenda:
Maandelijks: dan moet je aangifte binnen zijn op de laatste dag van de maand. Dit hoeft geen doordeweekse dag te zijn!
Per kwartaal:
30 april voor het eerste kwartaal,
31 juli voor het tweede kwartaal,
31 oktober voor het derde kwartaal,
31 januari voor het vierde kwartaal.
Jaarlijks: 31 maart van het eerstvolgende kalenderjaar.
Tip 9: btw betalen of ontvangen
Moet je btw betalen aan de belastingdienst dan vind je hier hun bankrekeningnummer. Vergeet niet om het opgegeven betalingskenmerk te vermelden. Krijg je btw terug van de belastingdienst controleer dan even of ze het juiste bankrekeningnummer van jou in hun bezit hebben.
Succes met indienen! Vind je het spannend of zit je toch nog met vragen? Schroom niet en neem contact met me op, wie weet kan ik je helpen.