Trello. Waarom ik fan ben en hoe ik het gebruik
Laatst was ik bij een netwerkbijeenkomst en had ik een geanimeerd gesprek met een startende ondernemer over wat ik doe en voor hoeveel mensen ik dat doe. ‘Dan zal je wel een meester moeten zijn in het houden van overzicht’ was de reactie van degene met wie ik zat te praten. ‘Daar heb je handige online tools voor’ was mijn respons. En zo kwamen we te praten over Trello.
Ik ben fan van Trello. Er ging een wereld voor die persoon open, dus dacht ik ‘waarom zou ik er dan geen blog over schrijven’? Here goes… wees gewaarschuwd, het is een long read geworden!
Wat is Trello?
Trello is, een naar mijn mening zeer handige, online tool om al je acties in bij te houden. Het is gratis – ik heb de voordelen van een betaald abonnement nog niet gemist – het is visueel, het werkt heel intuïtief en het is goed te delen met iemand anders, mits die persoon ook een Trello account heeft.
De opbouw van Trello
In Trello kan je werken met borden, in die borden zitten lijsten en op die lijsten plaats je kaarten.
Afhankelijk van de taken die je bij te houden hebt voor je verschillende klanten maak je 1 groot bord, met 1 lijst per klant en daarop de actie kaarten. Of maak je per klant 1 bord, met daarop verschillende lijsten, afhankelijk van de acties die je uit te voeren hebt voor je klant. Die lijsten vul je dan met actie kaarten.
Basis functionaliteiten Trello
Per kaart valt er van alles in te stellen. Je kunt leden toevoegen aan een kaart, je kan een kaart een kleurenlabel geven, je kan er een standaard checklist aan toevoegen voor bijvoorbeeld acties die terug blijven keren. Je kan aan een kaart ook een vervaldatum voor een actie toevoegen, er een bijlage aan hangen en één gratis power-up (koppeling met een andere online tool) aan toevoegen.
Daarnaast kan je iedere kaart verplaatsen tussen de verschillende lijsten en borden, je kan een kaart kopiëren, maar ook volgen, delen en archiveren. De keuze is reuze. En dan heb ik het alleen nog maar over de gratis versie!
Hoe ik werk met Trello?
Maar goed, borden, lijsten, kaarten. Voor sommigen spreekt dat nog niet echt tot de verbeelding. Dus hierbij een drietal voorbeelden met hoe ik het doe voor sommige van mijn klanten:
Het actie bord
Met een aantal van mijn klanten deel ik alleen een actiebord. Op dat actiebord staan standaard de volgende lijsten: Notities, To do (1 voor mijn klant en 1 voor mij), To do - later of niet, bezig of wacht op antwoord, afgerond, terugkerende acties (om kaartjes te recyclen), tools in gebruik, plannen voor de toekomst, dromen voor de toekomst.
Daar kan je bijvoorbeeld nog de lijsten: Acties Q1-Q2-Q3-Q4, Targets Q1-Q2-Q3-Q4, Plannen voor website, Online leeromgeving, Shop, Taken Dorien, Kennis, Besluiten, etc. aan toevoegen afhankelijk van wat je nodig hebt.
Het klantenservice bord
Met sommige klanten deel ik een actiebord èn een klanten bord. Wanneer ik klantenservice werkzaamheden voor een bedrijf doe, heb ik ergens een platform nodig om kort te overleggen over de betreffende klanten van mijn klant, aangezien ik op afstand werk. Doe je dat per mail dan loopt je mailbox snel vol en wordt het in no time onoverzichtelijk. In Trello heb je alle informatie per klant netjes bij elkaar.
Op het klanten bord staan in de lijsten aan de linkerzijde de berichten kaarten per klant ingevuld met in de onderwerp regel: Berichten: klantnummer – bedrijfsnaam – klant naam. De berichten kaarten staan allemaal in een aparte lijst op nummer of alfabet, wat handiger werkt voor die klant.
Alle communicatie over die klant wordt in de details van de kaart verwerkt en degene die mij van antwoord moet voorzien tag ik daar ook in. Tevens zetten we de kaart in de actielijst van degene die aan zet is.
Wanneer de actie afgerond is noteer ik dat in de kaart en zet ik hem weer terug in de lijst met kaarten wachtend op een volgende actie of vraag voor die betreffende klant.
Aan de rechterzijde van het klanten bord staan de lijsten met klantenkaarten met in de onderwerp regel: klantnummer – bedrijfsnaam – klant naam. Per kaart hangen we er een kleuren label aan voor pakketten en / of diensten die ze afnemen. Ook zetten we in die kaart aantekeningen over wensen en situaties van klanten die handig zijn om te weten voor het uitvoeren van onze werkzaamheden. Op die manier heb je alle basisinformatie snel bij de hand. Omdat ik met mijn klanten hoofdzakelijk werk met Dropbox heb ik op de meeste Trello borden een Dropbox power-up zitten. De klant kaart kan dan direct gekoppeld worden met de Dropbox map van de betreffende klant.
Het administratiebord
Met sommige klanten deel ik een actiebord en een administratiebord voor bijvoorbeeld het bijhouden van hun cursusadministratie. Per cursus maak ik een kaart aan.
In de onderwerp regel van de kaart staan de basisgegevens van de cursus: datum – naam cursus – locatie cursus – docent. Wanneer je de kaart open klikt komt daar een checklist tevoorschijn met acties die uitgevoerd dienen te worden per cursus op gezette tijden, - 2 maanden actie X, - 4 weken actie Y, - 1 week actie Z, + 1 dag actie A, enz.
Iedere keer wanneer ik een actie heb uitgevoerd, vink ik hem af en pas ik de vervaldatum voor de volgende actie aan in de kaart. Op die manier word ik gewaarschuwd door Trello wanneer ik een actie uit te voeren heb. Handig!
Dit is, in een notendop, hoe ik werk met Trello!
Trello gebruikstips
Wil je ook Trello gaan gebruiken dan wil ik je de volgende tips nog meegeven voordat je een bord op gaat zetten:
Allereerst: Keep It Simple! Hoe lastiger je het maakt hoe meer je bij te houden hebt. Kans is groot dat je het dan niet gaat doen. Je Trello bord moet je overzicht geven, niet een taak op zich worden om bij te houden!
Denk goed na over hoe je je borden noemt. Als je veel borden hebt, zoals ik, dan is het wel handig dat je ze op naam goed terug kunt vinden in de lijst. Je hebt gelimiteerde ruimte op je scherm voor een bord naam dus doe ik: afkorting klant bedrijfsnaam – afkorting mijn bedrijfsnaam – doel van het bord. Bijvoorbeeld: XYZ/VSC – acties of XYZ – Cursusadm. of XYZ – Klanten.
Houd de beschrijving van de actie op de kaart in de onderwerp regel kort. In de kaart zelf, wanneer je die open klikt, kan je uitgebreid ingaan op de details. Op die manier houd je je bord overzichtelijk.
Zet per bord altijd de notities lijst helemaal links op positie 1. Want… wanneer je onderweg bent, en je iets te binnen schiet, kan je op je smartphone in de Trello app even kort een notitie maken. De notities lijst is, mits je hem op positie 1 zet, altijd de eerste lijst die je ziet wanneer je het bord opent op je smartphone. Op die manier vergeet je je actie niet en kan je hem later, wanneer je achter je bureau zit, verder uitwerken en in de juiste lijst zetten.
Denk na over welke power-ups handig zijn voor jou. Doe je huiswerk en koppel je tools. Het geeft je veel gemak wanneer je dit goed opzet.
En als laatste: werk netjes op je Trello borden. Houd je bord goed bij, anders ben je snel je overzicht kwijt. En dat is nou net niet de bedoeling van de hele exercitie! ;)
Nu ben ik benieuwd hoe jij je acties bijhoudt en welke tool jij daarvoor inzet? Werkt dat voor jou en waarom?
Heb je hulp nodig met het opzetten van een Trello bord? Bekijk mijn voorbeeld bord eens, of stuur me even een mailtje. Ik denk graag met je mee!